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规章制度

北京润合公益基金会管理制度汇编

人事管理制度

第一条 总则

为加强北京润合公益基金会(以下简称:基金会)的人事管理,根据国家有关劳动法规、政策和基金会章程之规定,结合基金会实际,特制定本制度。

第二条 应用

(一)基金会实行全员聘用制;

(二)基金会各级员工聘任程序如下:

(1)秘书长,由理事选举,理事会聘任;

(2)副秘书长,由秘书长提名,理事会聘任;

(3)各部门负责人,由基金会秘书长聘任;理事会批准;

(4)基金会其他专职工作人员,由秘书长聘任。

(三)基金会各级员工根据基金会人事制度享有以下权利和义务:

(1)权利

1. 按照劳动的数量和质量领取劳动报酬的权利;

2. 休息、休假的权利;

3. 获得劳动安全、卫生保护的权利;

4. 女员工获得特殊劳动保护的权利;

5. 接受职业技能培训的权利;

6. 提请劳动争议处理的权利;

7. 法律规定的其它劳动权利。

(2) 义务

1. 按时保质保量地完成工作任务;

2. 提高职业技能水平;

3. 遵守职业道德和劳动纪律,执行劳动卫生安全规程,遵守各项规章制度;

4. 爱护和保护基金会财产,保守基金会商业秘密;

5. 法律规定的其它劳动义务。

第三条 管理措施

(一)试用及聘用

(1)基金会招聘员工遵循“任人唯贤、广纳贤才”的原则,选拔录用具有高度社会责任感、社会公益心、具备一定创造力和良好的自我控制力的优秀人才,经严格考核,择优录用;

(2)凡需调入基金会的人员,须提交本人的身份证、学历证书原件、个人简历及其它相关材料,秘书处对其业务能力与素质进行综合考察并提出意见后报秘书长审批。

(3)基金会对所聘员工实行合同化管理,被聘用的员工一律与基金会签订劳动合同;

(4)被聘用的员工签订合同期限3个月以上不满1年的,试用期为1个月;

合同期1年以上不满3年的,试用期为2个月;3年以上固定期限和无固定期限的劳动合同,试用期不超过6个月。

(二)档案管理

(1)凡调入基金会的人员需填写《北京润合公益基金会新进员工岗位聘任审批表》,由秘书处备案存档;

(2)员工个人档案资料包括:员工基本情况登记表、身份证明文件复印件、学历证明文件复印件、职称证明文件复印件、户口关系证明复印件、党团关系、奖惩材料等其它个人档案材料;

   (3)员工的个人档案和关系,在试用期内暂不调转,试用期满符合条件后再转入基金会。

(三)考核、培训、进修

(1)秘书处设专人配合基金会领导对员工进行社会责任感、工作创造力、工作勤奋程度、工作绩效等方面的定期考核,考核结果作为员工聘用、调用、晋级、解聘的主要依据。

(2)秘书处负责组织新员工上岗前的培训,内容包括学习有关规章制度、岗位业务知识与法律法规等;培训结束后应进行考核,达到要求后,根据员工的专长安排上岗。

(3)在不影响正常工作情况下,员工为提高自身素质,可自行参加培训、进修,费用自理;因工作需要,由基金会派出参加培训、进修的员工,其培训费用由基金会报销。

(4)凡经基金会派遣参加会议、考察、培训、进修的员工,工作、学习结束后需向基金会提交书面汇报,汇报材料须载明下列事项:

1. 参加会议的情况;

2. 考察、培训的基本情况;

3. 学到的先进技术、管理经验;

4. 联系基金会实际,提出对相关工作的意见、建议。

(四) 辞退、辞职、调出、开除

(1)员工必须服从组织安排,遵守国家法律、法规和基金会各项规章制度,对有违法违纪行为和没有达到考核要求的员工,基金会有权予以解聘、辞退;

    (2)被辞退的员工在接到辞退通知后,须在一个月内办完调离手续;

    (3)员工在合同期内辞职,必须提前一个月提交书面辞职报告,并按本制度规定的员工管理权限办理手续;

    (4)员工连续旷工超过五个工作日或当年累计旷工超过十个工作日者,作自动离职处理,予以除名。

(5)员工严重违反规章制度或者违法犯罪的,基金会有权予以开除。

(6)员工一旦办理离职手续,就不再享受基金会的薪酬及有关福利待遇。

(7)凡调出本基金会的员工,应由本人提出申请或辞呈,报秘书长审批。审核通过后,方可办理离任交接手续。秘书长批准日期为其离任日期。

(8)凡调出本基金会人员应填写《北京润合公益基金会员工离职审批表》。

(9)如未依照以上条款或聘用合同办理有关手续者,秘书处有权不予办理离职手续。

(10)解聘员工按《劳动合同法》第四十七条规定支付相应的解聘经济补偿。

第四条 附则

(一) 本制度由基金会理事会负责解释。

(二)本制度自理事会审议通过之日起执行。

行政管理制度

第一条 范围及目的

本行政管理制度适用于北京润合公益基金会,其目的为:

(一)规范员工行为;

(二)维持正常的工作秩序;

(三)营造良好的工作环境;

(四)保证工作顺利进行。

第二条 管理措施

本行政管理制度从员工行为管理、员工考勤管理、办公用品管理、办公设备管理、办公环境管理等五个方面作出规定。

(一) 员工行为管理

为树立服务意识和保持基金会良好的社会形象,基金会工作人员应:

(1)按规定着装,每周一至周五工作时间统一着正装;

(2)仪表应端庄、整洁,头发要保持清洁,梳理整齐;

(3)尊重他人的工作,进他人办公室要先敲门;

(4)未经许可,任何人不得随意翻阅或取走他人文件、资料;

(5)办公时间内不得在电脑上玩游戏、看视频、做与工作无关的事。

(二) 员工考勤管理

为加强作风建设,严明纪律,提高效率,更好地完成各项工作任务,特制定考勤制度。

    (1)工作人员按规定的作息时间准时上下班,工作时间为周一至周五上午9:00-12:00,下午13:00-17:00;

(2)工作时间需外出办事,须向部门负责人请示,回单位后要及时报到;

(3)如有特殊情况不能到岗,应提前向部门负责人请假;

    (4)工作人员不履行请假手续,连续旷工超过15个工作日,或者1年内累计旷工超过30个工作日的,可以解除聘用合同。

(三) 办公用品管理

办公用品管理应本着“节省、实用、必需”的原则。

(1)办公用品采购、保管及发放归综合办公室管理;

(2)各部门办公用品计划、领取、使用、保管等由各部门负责人负责;

(3)每月15日以前,各部门自行统计本部门的办公用品需求,填写《办公用品领用申请表》,经部门负责人审批后统一提交综合办公室;

(4)综合办公室人员根据实际情况给予审核采购,并做好库房管理;

(5)应确保库房及库存物资的安全完整和库容整洁;

(6)对库存物资要先入先出,经常盘点,做到日清月结。

(四) 办公设备管理

(1)办公设施由基金会统一布置,员工不得随个人意愿对其做出改动;

(2)个人办公区域内设备如电脑、电话、打印机由个人负责使用保养;

(3)下班后应确认各自办公区域电脑主机、显示器、照明等电源关闭后方可离开。

(五) 办公环境管理

(1)工作区内应保持安静,严禁聚众聊天,大声喧哗;

(2)保持办公区域干净整洁;

(3)办公区域内禁止吸烟。

第三条 其他

(一) 本制度由基金会理事会负责解释。

(二)本制度自理事会审议通过之日起执行。

档案管理制度

  • 总则

为加强基金会档案管理工作,充分发挥档案作用,有效地保护及利用档案,为基金会发展服务,特制定本制度。

第二条 应用

基金会档案,是指基金会从事公益、管理以及其他各项活动直接形成的对基金会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。档案分为受控档案和非受控档案,包括:

(一)重要的会议材料,包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等;

(二)基金会对外的正式发文与有关单位来往的文书;

(三)基金会的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表、财务报表及简报;

(四)基金会与有关单位签订的合同、协议书等文件材料;

(五)基金会职工劳动、工资、福利方面的文件材料;

(六)基金会的大事记及反映本基金会重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

第三条 档案管理人员

(一)文件材料的收集由各部门专人负责整理,交部门领导审阅后归档;

(二)按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作;

(三)按照归档范围、要求,将文件材料按时归档;

(四)保证档案文件的完整与安全;

(五)一项工作由几个部门参与办理的,在工作中形成的文件材料,由主办部门人员收集;

(六)工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚,不得擅自带走或销毁;

(七)所有归档档案由计划财务部统一登记管理。

第四条 归档标准

(一)遵循文件的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同的价值,便于保管和利用;

(二)归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整;

(三)在归档的文件材料中,应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件,分别立在一起,不得分开,文电应合一归档;

(四)不同年度的文件一般不得放在一起立卷;跨年度的总结放在针对的最后一年立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年;

(五)档案文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;文件之间的密切联系并进行系统的排列;

(六)案卷封面,应逐项按规定用钢笔书写,字迹要工整、清晰。

第五条 档案的利用

(一)基金会档案只有单位内部人员可以借阅,借阅者都要填写《借阅单》,报主管人员批准后,方可借阅。其中非受控文档的借阅要由部门负责人签字批准,受控文档的借阅要由基金会领导签字批准;

(二)档案借阅的最长期限为两周;对借出档案,档案管理人员要定期催还,发现损坏、丢失或逾期未还,应写出书面报告,报领导处理;

(三)必须严格保密,不准泄露档案材料内容,如发现遗失必须及时汇报,追究责任;

(四)不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等;不得任意摘抄或复制案卷内容,如确有需要,必须经领导批准才能摘抄或复制;

(五)必须爱护档案,保持整洁,不准在档案材料中写字、划线或作记号等;

(六)不准转借,必须专人专用;

(七) 用毕按时归还,如需延长借阅时间,必须通知档案管理人员另行办理续借手续。

第六条 附则

 (一) 本制度由基金会理事会负责解释。

(二)本制度自理事会审议通过之日起执行。

财务管理制度

  • 总则

为规范北京润合公益基金会(以下简称基金会)的会计核算,保证会计信息的真实、完整,根据《中华人民共和国会计法》和《民间非营利组织会计制度》及其他有关法律、行政法规的规定,制定本制度。

本制度适用于基金会的会计核算和财务管理工作。

  • 工作标准

基金会财务管理工作归秘书处领导,审批权限为捐赠项目款和固定资产审批及预算内低值易耗品购置和日常管理费用的审批。财务管理要认真贯彻执行国家的各项财经法律法规、政策、制度,维护财经纪律,保护基金会公共财产的安全、完整。基金会的会计核算和管理按照《基金会管理条例》(国务院令[2004]第400号)、《民间非营利组织会计制度》(财政部财会[2004]7号)和国家有关法规进行。

  • 会计机构及人员配备

基金会设立财务和出纳岗位,从事会计工作的人员必须取得会计从业资格证书,熟悉国家财经法律、法规、规章和方针、政策,具备必要的专业知识和专业技能,负责基金会的资金管理及会计核算工作。

第四条 货币资金管理及内控制度

(一)现金的管理

根据国家现金管理制度和结算制度的规定,基金会收支的各种款项必须按照国务院颁发的《现金管理暂行条例》的规定办理,必须在规定的范围内使用现金,允许使用现金结算的范围有:

(1)职工工资、津贴;

(2)个人劳动报酬;

(3)根据国家规定颁发给个人关于科学技术、文化艺术、体育等各种奖金;

(4)各种劳保、福利费用以及国家规定的对个人的其他支出;

(5)向个人收付农副产品和其他物资的价款;

(6)出差人员必须随身携带的差旅费;

(7)零星支出;

(8)中国人民银行确定需要支付现金的其他支出。

(二)货币资金的支付程序

(1)支付申请:

(2)基金会办理捐赠支出,必须附有盖章手续完备的捐赠协议,并提交《资金支付审批单》(见附表1),付款申请应注明款项的用途(事由)、金额、收款方银行信息等内容,由经办人提出申请,项目负责人核准,财务总监审核,秘书长批准后方可支付;

(3)个人因公用款时,须由经办人提出申请,项目负责人核准,同时附有经秘书长批准的用款申请或借款单,注明款项的用途(事由)、金额等内容 。

(4)支付审核:由会计人员对支付申请进行复核,复核货币资金支付申请的内容、权限、程序是否正确,手续及相关合同或证明资料是否完备有效,金额计算是否准确等;

(5)办理支付:出纳人员应根据经秘书长签字批准的支付申请、捐赠协议或相关证明资料办理货币资金支付手续,并及时登录现金和银行存款日记账;

(三)银行票据的管理

(1)银行结算票据主要有以下几种:支票、银行本票、银行汇票、商业汇票等;

(2)进行票据结算时,要严格遵守国家《票据法》和《票据管理实施办法》等有关规定;

(3)购买银行结算票据由出纳员提出申请并负责购买、保管,并设置专门的备查簿进行登记管理,防止空白票据的遗失和盗用。

第五条 基金会资金的筹集管理

基金会资金主要用于符合本会宗旨的各项公益活动,凡基金会接受捐赠的基金和实物,均应使用加盖本会财务专用章的合法专用捐赠收据。

(一)基金会资金来源

(1)创始人捐赠取得的收入;

(2)在核准的业务范围内开展活动或服务的收入;

(3)存入金融机构取得的利息收入;

(4)委托理财取得的收益;

(5)其他合法收入。

(二)基金会资金的使用范围

(1)符合基金会章程规定的各项公益支出;

(2)基金会员工薪酬及日常行政管理费用等支出;

(3)用于投资项目和委托理财方面的支出;

(4)投资国债及购买其他低风险有价证劵。

(三)资金的使用管理

(1)列入年度工作计划的业务活动,支付项目款时,须持有经秘书长签字同意的捐赠协议,由项目负责人提出申请,填制《资金支付申请表》,经财务部审核,秘书长批准,会计人员对上述资料复核无误后方可办理资金拨付手续。未列入年度工作计划的专项活动,应先将预算交财务审核,经秘书处审核后,方可按照上述程序办理相应手续;

(2)基金会资金以利息就高的原则,在金融机构办理定期或不定期存款,不受金额范围的限制。银行账户资金的相互划拨,由财务部提交《资金支付审批单》,经秘书长审批后方可执行;

(3)有价证券(主要指国债、理财产品)的投资,在保证资金安全、风险控制在一定幅度的前提下,尽可能获得较高的收益。由财务部负责进行操作,经理事会秘书长批准后方可交易;

(4)基金会的重大投资项目需经理事会决议批准后方可办理;

(5)固定资产、应收款项发生损失,需报秘书长审核批准。

第六条 固定资产管理

 固定资产是基金会完成各项公益活动的主要劳动资料,主要包括房屋建筑物、运输设备以及为行政管理提供服务或者出租目的而持有的,预计使用年限超过一年,单位价值在2000元以上,且具有独立使用功能,并在使用过程中保持原来物质形态的物品。

(一)固定资产购置

基金会购置固定资产,应在年度预算范围内提出固定资产购置申请,填制《固定资产申购表》(见附表2),应注明名称、规格、数量、预计金额、用途等相关信息,经财务人员审核(是否在预算范围内),秘书长签字批准后方可购买。

(二)固定资产折旧

固定资产折旧方法采用年限平均法,预计净残值率为3%,统一按分类折旧率计提。

固定资产分类使用年限表

类别名称使用年限
1.房屋建筑物20年
2.机器设备10年
3.电子设备3年
4.办公设备5年
5.运输工具10年
6.其    他5年

(三)固定资产报废

固定资产报废和转让,须经理事长批准后核销。

固定资产有偿转让或清理报废的变价净收入与其账面净值的差额,作为营业外收入或者营业外支出。固定资产变价净收入是指转让或变卖固定资产所取得的价款扣除清理费用后的净额。固定资产账面净值是指固定资产原值减累计折旧后的净额 。

(四)固定资产的盘点管理

基金会应当定期或者不定期地对固定资产清查盘点。年度终了前

应当进行一次全面清查盘点,做到账实相符。对盘盈、盘亏及毁损的固定资产,应核实情况,查明原因,及时处理。

第七条 成本费用管理

严格遵守各项财务管理制度,建立健全的各项支出审批程序。各项公益支出和费用支出的范围、标准应严格按理事会批准的年度预算执行。

基金会的成本费用按照其功能分为业务活动成本、管理费用、筹资费用及其它费用。各项成本费用应在实际发生时按其发生额计入当期费用。所发生的成本费用要履行规定的财务报销手续,报销票据要求俱全且合理合法。

业务活动成本指为了实现基金会使命及其业务活动目标,开展业务活动或者提供服务时发生的各项支出。

管理费用是指为组织和管理其业务活动所发生的各项费用。本着“节约、适度”的原则,按照经审批的本年度行政经费预算控制各项行政开支。财务人员根据年度费用支出预算对其进行财务管理和监督。

筹资费用指为筹集业务活动所需资金而发生的费用,借款费用、银行利息及理财收益、汇兑损失(减汇兑收益)等。

其他费用是指民间非营利组织发生的、无法归属到上述业务活动成本、管理费用或者筹资费用中的费用。

(一)费用报销的程序

(1)以基金会年度预算为标准,在核定的费用额度内,由秘书长控制使用,由经办人签字,财务人员审核,秘书长批准后方可报销。

(2)费用发生后必须及时报销,原则上费用必须按季度结清,即不得报销2个月前的费用票据(特殊报销票据除外)。

(3)基金会理事长、秘书长的报销单据采取互签的方式,若任意一方因故无法执行该制度,可出具授权书授权他人代签。

(二)单据的合法性要求

报销费用时,应填写具有统一格式的报销单或差旅费报销单。内容填写要清楚完整,报销金额和所附发票金额一致,不得涂改,并准确填写附件的张数、报销日期,报销单应经过经办人员、审核人以及秘书长的亲笔签字确认。

第八条 财务报告

财务报告是反映基金会财务状况、业务活动情况和现金流量等的书面文件。包括会计报表(资产负债表、业务活动表、现金流量表)、会计报表附注和财务情况说明书。

财务报告编制要求

(一)基金会根据《民间非营利组织会计制度》的规定,结合实际编制财务会计报告;

(二)会计根据登记完整、核对无误的会计账簿记录和有关资料,按《民间非营利组织会计制度》规定的报表格式编制,做到数字真实、计算准确、内容清楚、说明清楚、编报及时。

(三)会计报表之间、会计报表各项目之间,凡有对应关系的数字应相互一致;本期会计报表与上期会计报表之间,有关数字应相互一致;会计报表各项目内容和核算方法有变更的,应加以说明。

(四)基金会根据《民间非营利组织会计制度》的规定,对外提供真实、完整的财务会计报告,按要求报送登记管理机关。

第九条 附则

(一)本制度未尽事宜,依据《基金会管理条例》和《北京润合公益基金会章程》的规定办理。

(二) 本制度由基金会理事会负责解释。

(三)本制度自理事会审议通过之日起执行。

现金管理制度

  • 总则

为加强现金管理,规范现金结算行为,根据《现金管理暂行条例》,结合基金会实际情况,特制定本制度。本制度适用于基金会及其下属各部门的财务管理活动。

第二条 现金的日常管理

(一) 出纳人员负责基金会的现金收支与保管、银行存款的结算与核对工作、现金日记账和银行存款日记账的登记工作。

(二) 当天发生的现金收支,必须及时入账,不得无故拖延。

(三) 库存现金实行限额管理,限额为40000元。超过部分应及时送存银行,以保证现金安全。

(四) 库存现金应做到日清月结,由财务主管人员进行定期或不定期盘帐,做到账实相符。

(五) 出纳人员对银行存款余额应做到心中有数,不得签发空头支票或签发与预留印鉴不符的支票。

(六) 银行存款要及时对账,尽量做到账账相符;月底按时与银行对账,打印对账单,编制银行存款余额调节表。

第三条 现金的收入管理

(一) 各种收入都应由出纳集中办理,其他任何部门和个人,均不得出具收款凭证。

(二) 收款开具收据,一式三联,其中一联给客户,一联留存,另一联交会计入账。

(三) 凡属于基金会的所有现金收入,都要入账。

(四) 收到现金或支票应及时交存银行。

第四条 现金的支出管理

(一) 支付款项按基金会财务制度执行,分现金支付和银行转账两种方式。

(二) 付款应从库存现金中支付或从开户银行提取,不得从当天的现金收入中直接支付,即坐支。

(三) 支票签发应有出纳员、会计负责人、理事长三人签字,不得签发空白支票;支票签发后,除登记银行帐外,还要登记支票领用簿,以便查询。

(四) 出纳人员应根据手续齐全、审核无误的原始凭证支付款项;如无正当理由不得无故拒付、延付。

第五条 现金的盘点管理

(一) 盘点前,应由出纳将现金集中起来存入保险柜。

(二)  盘点金额与现金日记账金额进行核对,如有差异,应查明原因,并做出记录或适当调整。

(三) 若有冲抵现金的借条、未做报销的原始单据,应在约定时间内及时冲帐、报账。

第六条 附则

(一) 本制度由基金会理事会负责解释。

(二)本制度自理事会审议通过之日起执行。

费用开支管理制度

第一条 适用范围

本制度适用于北京润合公益基金会(以下简称:基金会)人员费用支出的管

理。

本制度内容应符合《基金会管理条例》等国家相关法律法规和《北京润合公益基金会章程》、《北京润合公益基金会财务制度》的相关条款要求。

第二条 费用管理标准

(一)差旅费

差旅费指员工因业务需要,经分管领导批准的国内、外差旅费用,包括:交通费、住宿费、出差补助及其他允许在差旅费中列支的费用。

各职级因公差旅费报销标准如下:

     项目 职别往返       交通费住宿费 (元/天)市内      交通费餐费
理事长头等或公务舱   商务座四星级实报实销实报实销
秘书长经济舱 一等座四星级实报实销实报实销
副秘书长经济舱 二等座四星级实报实销实报实销
主任及以下级别经济舱 二等座三星级实报实销实报实销

注:(1)基金会副秘书长级以上管理人员因公出差,如有陪同出差人员,其费用参照管理人员标准;

(2)如有其他特殊情况,另行处理。

(二)市内交通费

     市内交通费包含因公产生的汽油费、日常外出办公交通费两类,根据实际发生金额予以报销。

(三)业务招待费

业务招待费包含因开展业务产生的餐费、食品费、住宿费等费用。费用标准:

(1)餐费人均不超过70元;(2)食品费人均不超过25元;(3)住宿费参照2.1的标准,原则上不超过四星级;(4)以上未列明的其他费用需由相关领导审批通过后方可报销。

(四)车辆费用

基金会因公使用员工个人车辆,需签定私车公用协议。按照协议条款规定,该车辆在协议期限内只能用于公务,不得私用,期间所产生的维修、保养、保险等费用均由基金会依据已加盖公章的费用清单予以支付。

(五)办公费用

    基金会购买办公用品应事先填写《采购申请单》,经领导审批后由行政人员集中采购。

(六)补充医疗保险费

员工补充医疗保险费在基金会缴纳的补充医疗保险所定额度中列支。上交票据时间为每年6月底和12月底。具体票据审核标准以补充医疗保险机构制定为准。

(七)外地员工房屋租赁费

基金会预租员工宿舍两间,解决外地单身员工住宿问题,享受此项待遇的员工不再同时享有物业费、供暖费补助。

(八)其他不可预估费用

    如发生除以上费用之外的其他不可预估费用,可依据《基金会管理条例》、《北京润合公益基金会章程》及《北京润合公益基金会财务制度》的相关条款,经领导审批通过后方可确定报销方式及报销金额。

第三条 费用支出流程

第四条 附则

(一) 本制度由基金会理事会负责解释。

(二)本制度自理事会审议通过之日起执行。

项目管理制度

第一条 范围

   本项目管理制度适用于北京润合公益基金会(以下简称基金会)所有部门和所有项目合作方的项目管理。

    项目合作方是指接受基金会捐款,并根据基金会捐赠(资助)协议开展项目的政府部门、研究机构、民间非营利组织或其他相关组织。

第二条 应用

   (一)由秘书处代表基金会行使立项、评估等相关监管工作,所有项目应由秘书处组织基金会项目评审委员会审议,理事长或理事长委托秘书长书面批准。

   (二)基金会项目评审委员会由基金会领导、计划财务部负责人、项目责任部门负责人、项目负责人及相关专家组成。

第三条 引用依据

    依据《中华人民共和国慈善法》、《中华人民共和国公益事业捐赠法》、《基金会管理条例》、《基金会信息公布办法》、《关于规范基金会行为的若干规定(试行)》、《北京润合公益基金会章程》制定本制度。

第四条 项目管理流程

(一) 制定战略规划和年度项目计划

    (1)由基金会理事会依据基金会的宗旨与开展公益活动的范围,制定基金会                            中长期发展战略规划和年度项目计划;  

   (2)中长期发展战略规划和年度项目计划的变更与调整应报理事会审议并同意;

     (3)年度项目计划是本年度项目执行的基础,但并不因此限制项目在实施中的调整及发展新的项目。如果出现新的项目机会或原有项目的关键因素发生重大变化,秘书处可对年度项目计划作出调整并提交理事会批准;

(4)基金会中长期发展战略规划和年度项目计划确定后进行发布,使各部门、下属机构、合作机构或伙伴了解基金会的项目纲要,为项目的申请和审核做准备。

(二) 项目的申请

    (1)项目立项分为内部立项项目申请和外部立项项目审核申请。内部立项项目申请应由基金会项目负责人完成,填写《自主项目审核表》;外部立项项目申请捐赠(资助),由项目合作方填写《资助项目审核表》,递交基金会秘书处下属相关事业部;

    (2)《自主项目审核表》、《资助项目审核表》应当保存在项目档案中。

第五条 项目审核与批准

    (一)所有项目申请都需经过审核,项目规划、可行性研究、初步设计等应符合项目的年度计划;

        (二)基金会各事业部责任人员对收到的《资助项目审核表》进行审核和筛选,与项目合作方进行沟通、协商,并辅导项目合作方对《资助项目审核表》进行内容调整和规范格式;

    (三)在每周五上午,相关责任人将《自主项目审核表》、《资助项目审核表》报送计划财务处,由计划财务处相关负责人对文档做格式上的审查并审查是否符合基金会的财务计划安排,认为无误后,汇总提请秘书长择机组织“项目评审会议”进行审议;

    (四)“项目评审会议”审查通过的《自主项目审核表》、《资助项目审核表》应由理事长或理事长委托秘书长书面批准;资助金额超过伍佰万元的项目,应召开理事会审议通过并提请各位理事、监事书面签字。

第六条 签订捐赠(资助)协议

   (一)项目立项批准后基金会与项目合作方签订捐赠(资助)协议;

   (二)捐赠(资助)协议的格式和内容参照“北京润合公益基金会《项目资助协议范本》”进行编写。非范本协议必须经基金会法律顾问审核批准方可签署;

   (三)捐赠(资助)协议的签字人员必须是理事长、秘书长或经理事长书面授权的代理人员;

   (四)捐赠(资助)协议应当保存在项目档案中。

第七条 捐赠(资助)款申请与拨付

   (一)付款申请;

   (二)拨款申请书获得批准后,由本项目的项目负责人填写《北京润合公益基金会付款申请书》;

   (三)付款申请书完成审批程序后,归档保存于项目档案中;

   (四)捐赠(资助)款拨付;

   (五)财务负责人收到批准后的付款申请书后,应当准备凭证,以签发支票或电汇方式拨付赠款;

   (六)捐赠(资助)款拨付后,财务负责人在必要的情况下,应向负责本项目的项目负责人提供《赠款拨付通知单》,并由项目负责人通知项目合作方;

   (七)项目合作方负责人应当在确认赠款收到后向负责本项目的项目负责人提交发票或者《赠款收据》,并由项目负责人交至财务负责人。

第八条 项目实施与监测

   (一)项目实施;

   (二)项目实施应当由项目合作方进行;

   (三)项目合作方与负责本项目的项目负责人应当共同对项目实施过程进行监测;

   (四)项目监测;

   (五)通过监测年度项目计划的执行状况对项目进行总体监测;

   (六)通过战略规划中期回顾对项目执行状况进行总体监测;

   (七)基金会员工将定期参与项目合作方所执行项目,对具体项目进行监测,就发现的问题进行沟通和核实,并有所记录保留在项目记录中;

   (八)具体监测结果将与项目合作方相关负责人沟通和核实之后,发布正式项目监测报告,并根据问题明确建议改进措施;

    (九)基金会项目部门须定期针对项目监测报告检查对建议改进措施的执行情况,并将结果通报项目合作方;

   (十)项目合作方在项目执行过程中必要时须向基金会本项目的项目负责人提交项目阶段进度报告;

   (十一)上述报告归档保存于项目档案中。

第九条 项目完成

   (一)项目完成报告;

    (1) 项目实施和评估过程完成后,项目合作方负责人应当编写《项目完成报告》;

    (2)项目完成报告应当在完成后提交基金会秘书处负责本项目的项目负责人,并由各方保留在项目档案中。

   (二)项目文件归档

    (1)所有项目过程中产生的正式文件,以及有必要保存的非正式文件,都应当妥善保存和归档;

    (2)需要归档的文件包括项目文件、财务文件及其它相关文件;

    (3)文件归档应当由办公室在项目完成之后进行。项目文件在归档的同时应当建立《项目文件目录表》;

    (4)项目合作方所保存的项目文件应按项目档案管理相关规定进行。

第十条 附则

(一) 本制度由基金会理事会负责解释。

(二)本制度自理事会审议通过之日起执行。

捐赠票据管理制度

第一条 为健全和完善本基金会公益性捐赠票据管理制度,规范票据使用管理,根据《慈善法》、《公益事业捐赠法》、《基金会管理条例》、《财政部关于印发<公益事业捐赠票据使用管理暂行办法>》等规定和本基金会章程,结合实际,制定本制度。

第二条 本基金会严格按照有关规定,健全捐赠票据内部管理制度,由专人负责捐赠票据的领购、使用登记与保管,并按规定向同级财政部门报送捐赠票据的领购、使用、作废、结存以及接受捐赠和捐赠收入使用情况。
    第三条 基金会接受用于其业务范围内的公益事业捐赠都要开具捐赠票据。基金会在实际收到公益捐赠后据实开具捐赠票据。捐赠人不需要捐赠票据的,或者匿名捐赠的,也应当开具捐赠票据,由基金会留存备查。接受非货币性捐赠时,应按其公允价值填开捐赠票据。

第四条 下列行为不得使用捐赠票据:

(一)集资、摊派、筹资、赞助等行为;

(二)以捐赠名义接受财物并与出资人利益相关的行为;

(三) 受赠财产未经基金会验收确认,由捐赠人直接转移给受助人或者第三方的;

(四)非现金捐赠,且无法评估或经评估无法确认价格的;

(五)以捐赠名义从事营利活动的行为;

(六)收取除捐赠以外的政府非税收入、医疗服务收入、资金往来款项等应使用其他相应财政票据的行为;

(七)交换交易收入;

(八)按照税收制度规定应使用税务发票的行为;

(九)财政部门认定的其他行为。

第五条 严禁转借、转让、代开、买卖、涂改、毁损、串用票据和超出规定项目、范围、标准使用捐赠票据。

第六条 领购捐赠票据时,应当检查是否有缺页、号码错误、毁损等情况,一经发现应当及时交回财政票据监管机构处理。

第七条 要按照票据号段顺序使用捐赠票据,填写捐赠票据时做到字迹清楚,内容完整、真实,印章齐全,各联次内容和金额一致。填写错误的,应当另行填写。因填写错误等原因作废的票据,应当加盖作废戳记或者注明“作废”字样,并完整保存全部联次,不得私自销毁。

第八条 遗失捐赠票据,应及时在区县级以上新闻媒体上声明作废,并将遗失票据名称、数量、号段、遗失原因及媒体声明资料等有关情况,以书面形式报送同级财政部门备案。
    第九条 票据管理人员应当妥善保管已开具的捐赠票据存根,票据存根保存期限一般为5年。  

第十条 对保存期满需要销毁的捐赠票据存根和未使用的需要作废销毁的捐赠票据,应登记造册,报经同级财政部门核准后,由同级财政部门组织销毁。

第十一条 基金会撤销、改组、合并,在办理《财政票据领购证》的变更或注销手续时,应对已使用的捐赠票据存根及尚未使用的捐赠票据登记造册,并交送同级财政部门统一核销、过户或销毁。

第十二条 自觉接受财政部门的监督检查。

第十三条 本制度未尽事宜或与有关规定不一致的,按有关规定执行。

第十四条 本制度由基金会理事会负责解释,自理事会审议通过之日起执行。

网站管理制度

第一条 范围

    为加强北京润合公益基金会(以下简称:基金会)网站管理与维护,特制订本制度。

(一)规范基金会对外新闻宣传工作,维护新闻宣传工作的严肃性和权威性;

(二)促进基金会内外部信息交流与沟通;

(三)及时掌握信息,拓展视野,提高管理水平;

(四)扩大基金会对外知名度,提升基金会外部形象。

第二条 应用

   (一)基金会秘书处综合办公室(以下简称:综合办公室)为基金会网站管理与维护的职能部门,并设专职网站管理员;

   (二)专职网站管理员的职责:

    (1)负责控制网站密码,除秘书长外不准向任何部门或个人泄漏;

    (2)负责基金会网站的信息收集汇总、日常管理与维护;

    (3)负责网络版面设计、调整、改换栏目设置、内容更新、新闻发布;

    (4)其他信息材料的管理、录入与发布;

    (5)负责网站防病毒、防黑客攻击;

    (6)为网站的正常运行日常维护提供技术支持与保障。

第三条 措施

(一) 网站的版面与栏目

    (1)页面设计、改版由网站管理员预先设计出方案,报基金会秘书处审核、呈基金会理事长审批后执行;

    (2)未经理事长批准,任何人不得随意更改网站页面版式;

    (3)重大事务、公关活动、访问活动、上级领导来基金会考察活动、基金会领导重要出访活动等信息根据需要更新,应具备动感和多样形式;

        (4)新闻稿件要突出时效性,重大活动要及时报道,重大新闻投稿时间一般不超过24小时,特殊情况不超过3天。

(二) 信息的搜集与审核

(1)各部门负责人根据部门职能及时提供信息内容,并填写《对外发布信息审批单》,呈交秘书长审批后交网站管理员;

      1. 重大事务如公关活动、访问活动、上级领导来基金会考察活动、基金会领导重要出访活动等信息由综合办公室提供;

      2. 项目管理信息由项目管理部门提供。

    (2)复核无误后交由网站管理员及时发布同时将新闻发布审核表存档备查;

    (3)网站管理员及时对各部门提供的信息进行整理、汇总并报秘书长审批后于12小时内发布。

第四条 附则

(一) 网站管理员发现基金会网站被病毒、黑客袭击或发现网站运行不正常,应及时向上级报告,由网络技术部门处理。

(二) 本制度由基金会理事会负责解释。

(三)本制度自理事会审议通过之日起执行。

新闻发布管理制度

第一条 总则

    为加强北京润合公益基金会(以下简称:基金会)新闻发布管理,特制订本制度制度。

(一)规范基金会对外新闻宣传工作,维护新闻宣传工作的严肃性和权威性;

统一口径,维护基金会利益和公信力;

(二)披露基金会公益活动的重大举措;

(三)对突发事件进行澄清或解释,公布解决方案;

(四)对新闻媒体有关报道的回应和澄清;

(五)展示基金会成就,创造良好的舆论环境。

第二条 应用

   (一)本制度所称的新闻发布,是指基金会通过新闻发布会、报刊、广播、电视、网站、手机APP、公众号等渠道,公布或公开基金会的新闻或信息;

   (二)基金会秘书处综合办公室(以下简称:综合办公室)为基金会新闻发布管理的职能部门,并由基金会领导指定专人为新闻发布人;

   (三)新闻发布人的职责:

    (1)负责组织、研究、制定新闻发布工作计划;

    (2)统筹安排重大新闻发布活动,向媒体发布重要新闻;

    (3)接受记者采访或安排记者采访;

        (4)了解掌握新闻媒体对新闻发布活动的报道情况,并对新闻发布效果及时进行评估、分析和反馈。

第三条 流程

(一) 新闻发布由综合办公室拟订发布内容、方式、邀请对象、时间与地点,并填写《对外发布信息审批单》,报经基金会主要领导批准后,方可发布;

       (二) 综合办公室与提供信息部门及有关人员应当加强沟通联系,协调配合,共同做好新闻发布工作;

   (三) 新闻发布会筹备负责人需要根据舆情、做好日常调研和资料准备工作,在筹备前期制定新闻发布会计划,具体内容包括时间、地点、目标受众、新闻发言人、新闻发布会目标、新闻发布会主题、日常提案、资金预算以及最终效果评估。

第四条 形式

(一)根据不同的情况和要求,采取不同的新闻发布及新闻宣传形式。

    (1)召开新闻发布会;

    (2)记者招待会(新闻通气会、记者见面会、情况介绍会);

    (3)邀请记者采访或向新闻媒体提供新闻通稿;

    (4)利用自有媒体(基金会官方网站、手机客户端、公众号)。

   (二)综合办公室和指定的新闻发布人应加强与新闻媒体的日常联系,保持畅通沟通的渠道。

第五条 内容

   (一)任何发布的新闻或信息不得含有下列内容:

    (1)泄露基金会机密、危害基金会安全或者损害基金会荣誉和利益的;

    (2)内容未经核实或未经基金会主要领导批准的;

   (3)有可能影响社会稳定的;

   (4)有可能侵害他人合法权益的;

   (5)法律法规禁止的其他内容。

    (二) 任何部门和个人均不得伪造、假冒基金会名义发布新闻或信息,违者将受到处罚,直至追究法律责任。

第六条 附则

(一) 本制度由基金会理事会负责解释。

(二)本制度自理事会审议通过之日起执行。

法人证书管理制度

  • 为了安全有效地使用本基金会法人登记证书,特制定本规定。

第二条 基金会法人登记证书是登记管理机关北京市民政局依法给予核准登记、确认本基金会法人资格的法定凭证,分为正本和副本。

第三条  基金会法人登记证书由财务部负责保管。

第四条 需要使用本基金会法人登记证书复印件的理事单位,须填写申请表,由所在单位领导签字并加盖单位公章后,到秘书处办理手续。所需法人登记证书复印件由基金会财务部负责复印,并进行登记编号,连同申请表一并存档。

第五条 基金会法人登记证书原件原则上不外借,遇有特殊情况确需要使用原件时,须由基金会秘书处人员陪同。

第六条 严格按照登记管理机关的规定,每年将本基金会法人登记证书送登记管理机关进行年检。

第七条 本制度由基金会理事会负责解释,自理事会审议通过之日起执行。

印章管理办法

第一条  总则

为了加强对北京润合公益基金会(简称“基金会”)印章的管理,明确印章使用权限,保证印章的正确使用和妥善管理,特制定本规定。

第二条  印章的刻制、启用与废止

(一)印章由基金会指派专人负责到指定的刻字社刻制;

(二)印章的启用或废止均由基金会理事会批准后方能生效。作废印章,必须交基金会办公室封存或销毁。

第三条  印章的使用范围

(一)用于以基金会名义发送的各种公文、文书材料、报表等;

(二)用于以基金会名义签订的合同、协议书、意向书等;

(三)用于基金会颁发的各种证件、证书、聘书、奖状、通知书等;

(四)用于各类需经基金会批准的申请表、申报材料;

(五)用于以基金会名义对外开具的各种证明。

第四条  印章使用程序和批准权限

(一)一般性事务用印由秘书长批准;

(二)重大事务用印由理事长批准,特别重大事务须经理事会会议批准。

第五条  印章的管理

(一)基金会授权办公室指定专人管理和使用基金会印章;授权财务会计管理和使用财务印章;

(二)保管人员要坚持原则,严格照章用印。用印前要核实签发人姓名、用印件内容与落款。盖印位置要恰当,印迹要端正清晰;

(三)印章存放地点要求安全保险,严禁携带印章离开用印办公地点;

(四)下班时,要检查所保管的印章,落实存放情况;

(五)凡因印章使用或保管不当而出现严重事故者,将追究保管者的责任。

第六条  附则

本制度由基金会理事会负责解释,自理事会审议通过之日起执行。

薪酬制度

第一条  适用范围

本制度适用于北京润合公益基金会(以下简称:基金会)全体在岗员工的薪酬管理。

本制度内容应符合《民政部关于加强和改进社会组织薪酬管理的指导意见》、《基金会管理条例》等国家相关法律法规和《北京润合公益基金会章程》相关条款要求。

第二条  制度内容

(一)基金会实行结构薪酬制,员工薪酬分为基础薪酬、岗位薪酬、绩效薪酬及补贴四部分:

  • 基础薪酬标准参照国家事业单位标准执行。
  • 岗位薪酬根据员工担任职务高低、岗位责任繁简轻重、工作条件和本人的学历、工作经验、工作能力等综合资历确定。

(3)为了调动员工的积极性,形成有效的激励机制,年中及年底按岗位和贡献的大小,经秘书处考核,发放奖励工资。奖励工资分为业绩绩效奖励和执行绩效奖励两部分。

业绩绩效奖励是根据员工为基金会实际创造的收入,按照签订募集协议中规定的比例提取管理费用后进行核算。

执行绩效奖励是以员工本年度工作权重及业务执行量作为核算基础,提取相应的奖励额度。

(4)为提高基金会员工养老保障待遇,积极参与构建多层次养老保障体系,基金会为正式员工缴纳补充医疗保险及国寿养老保障管理产品,根据员工岗位级别及在职年限进行归属分配。

(5)基金会参照国家有关规定按月发放通讯费、交通费补贴,采暖季(即11月至次年3月)发放供暖费补贴;夏季(6-8月)发放防暑降温费补贴。

(6)基金会全体员工享有早、午餐补贴,以员工每月实际出勤天数计算补贴金额,随每月工资一同发放。

(7)基金会为员工缴纳社会保险及住房公积金,以基础薪酬与岗位薪酬之和作为缴纳基数。如自愿选择不在基金会缴纳社保及住房公积金的员工,需与基金会签订有效的证明文件。

(二) 薪级设置

基金会秘书处设置三个层级,即:理事长/秘书长、部门主任、项目主管。各级分为两档,共六档。

(三) 代扣款项

基金会在员工工资中代为扣缴个人所得税、个人承担的社会保险及公积金及其他必要的款项。

(四) 增(调)资

建立基金会工作人员基本工资标准正常调整机制,基本工资标准原则上每两年调整一次,每年年底基金会财务部提出增资幅度或者调增档次建议,报送秘书处,由理事会批准后执行。

(五) 薪酬发放

(1)每月25日为当月薪酬发放日,遇有节假日或休息日,则将提前至最近的工作日支付。

(2)专职工作人员试用期按月标准(岗位工资、薪级工资)的 80%发放,试用期满后全额发放。

(3)调整职务后,从当月起按新的岗位工资标准发放。

(4)合同解除,结算当月工资时,按日计算。

(5)合同终止离职的,结算至合同终止之日。

(6)在本会连续工作 10 年以上人员解除、终止合同,工资发至离职当月。

(7)法定节日、假日,工资照发。

(8)事假按日计算扣发工资。

(9)一般情况下不发放加班工资,每个岗位的工作任务必须在工作日内完成,完不成应自行加班。只有在工作任务特别紧急时,由秘书长批准其加班工作才发放加班费。发放办法按《劳动法》有关规定执行,以岗位工资为基数,按小时计算加班费。

(10)为完成单项或专项任务聘请的专家、技术人员列入相关项目的成本费用。随项目经费预算一并编制,不计入工资总额。

第三条  附则

(一)本制度由基金会理事会负责解释。

(二)本制度自理事会审议通过之日起执行。

基金会志愿者管理制度

第一条  总则

(一)为规范北京润合公益基金会(以下简称“基金会”)志愿者工作,加强志愿者管理,根据《中华人民共和国慈善法》、《志愿服务条例》、《中国注册志愿者管理办法》有关规定,特制定本制度。

(二)  本制度所称志愿者是指在润合志愿服务团登记,不以物质报酬为目的,利用自己的时间、技能等资源,自愿参与公益活动提供服务的社会爱心人士。

(三) 志愿者开展志愿服务,应当遵循自愿、无偿、平等、诚信、合法的原则,秉持“奉献、友爱、互助、进步”的志愿精神,不得违背社会公德、损害社会公共利益和他人合法权益,不得危害国家安全。

(四) 基金会秘书处负责志愿者的登记注册及管理工作,项目部负责志愿者及志愿服务日常管理工作。

第二条  申请

(一)  基本条件

(1) 年满十八周岁或十六至十八周岁以自己劳动收入为主要生活来源者;十四至十八周岁者,须经其法定代理人同意;未满十八周岁的在校学生申请加入的,按所在学校有关规定办理;

(2) 具备参加志愿服务相应的基本能力和身体素质;

(3) 遵守国家法律法规和基金会的相关规定;

(4) 符合基金会工作需要。

(二)  申请程序

(1) 意向申请人可直接向基金会提出申请,并填写《志愿者注册登记表》;

(2) 基金会对申请者进行审核,开展必要的培训;

(3) 符合条件的申请者经审核合格,与基金会签订《志愿者服务协议书》,由基金会颁发志愿者证。

第三条  权利和义务

(一) 志愿者的权利

(1) 参加基金会志愿服务活动,包括但不限于:配合基金会及所在部门开展公益募捐活动;参与科技、教育领域相关公益活动;

(2) 参加基金会开展的志愿服务培训,获得志愿服务活动真实、必要的信息;

(3) 获得从事志愿服务的必需条件和必要保障,包括参加志愿服务期间由基金会提供的工作午餐、费用补助以及购买相应的人身意外伤害保险等;

(4) 对志愿服务工作提出意见和建议;

(5) 相关法律、法规、政策所赋予的其他权利;

(6) 申请取消基金会志愿者身份。

(二) 志愿者的义务

(1) 遵守国家法律法规及基金会的相关规定;

(2) 履行志愿服务承诺,完成志愿服务任务,传播志愿服务理念;

(3) 自觉维护基金会和志愿者的形象;

(4) 在志愿者职责范围内,自觉维护服务对象的合法权益;

(5) 自觉抵制任何以志愿者身份从事的赢利性活动或其他违背社会公德的活动(行为);

(6) 服从基金会对志愿服务工作岗位及工作时间的安排,除因客观原因不能提供志愿服务外,每周应至少保证出全勤两日;

(7) 服从志愿服务期间基金会相关部门的管理,认真完成志愿服务工作任务;

(8) 服务时应尊重受服务者的权利,对因提供志愿服务获取的信息应予保密;

(9) 依法应当承担的其它义务。

第四条  志愿者管理

(一) 日常管理

(1) 基金会建立专门的志愿者管理档案,规范志愿者的管理工作;

(2) 定期组织志愿者开展志愿服务活动相关业务交流及培训;

(3) 对违反基金会相关规定或拒不履行义务的,基金会可取消其志愿者身份;

(4) 志愿者在志愿服务过程中对基金会或服务对象造成损害的,基金会有权取消其志愿者身份,并追究其相关责任,同时追究其推荐人的连带责任;

(5) 如服务对象在接受服务过程中对志愿者造成损害,基金会协助志愿者向有关服务对象追偿损失;

(6) 基金会如实记录志愿者个人基本信息、志愿服务情况、培训情况、表彰奖励情况、评价情况等信息。志愿者需要志愿服务记录证明的,基金会应当依据志愿服务记录无偿、如实的以证书或者工作鉴定的形式出具。

第五条  附则

(一)本制度由基金会理事会负责解释。

(二)本制度自理事会审议通过之日起执行。

重大事项报告请示制度

第一条 总则

建立重大事项报告请示制度,是为了

(一)规范北京润合公益基金会(以下简称基金会)的工作职权和工作程序;

(二)确保主管领导及时准确地掌握并妥善处置紧急重大事项,避免工作失误。

第二条 重大事项包括但不限于

(一)组织机构变更登记;

(二)基金会理、监事会换届选举;

(三)基金会理事长、副理事长、秘书长、副秘书长调整变动;

(四)基金会章程的修订;

(五)设立办事机构、分支机构、代表机构、创办实体;

(六)组织举办大型公益活动;

(七)参与重大涉外活动;

(八)所属人员发生严重违法违纪行为或工作中出现重大失误情况;

(九)突发性事件、事故、问题;

(十)其他按规定需要报告的重大事项。

第三条  依据

(一)  根据《基金会管理条例》有关法律、法规的规定;

(二) 《北京润合公益基金会章程》;

(三)  结合基金会的工作实际。

第四条  原则

   (一)坚持分级负责,逐级报告的原则。凡属秘书处各个部门职权范围的工作,要各负其责,认真落实。重大问题无权决定的,要逐级报告;

   (二)重大事项报告原则上要求采用书面形式。发生紧急重大事件或事前无法报告的事项,事后应及时补报;

   (三)对有关部门有明确要求的重大事项的报告,要按规定格式、内容和时间及时上报;

   (四)属职责范围内的重大事项,要及时处理、答复或上报;

  (五)对上报事项要及时取得有关部门的答复或者处理意见,并按答复和意见及时做好后续工作;

   (六)发生重大事项因自身责任未及时报告,或处理不及时造成严重后果的,应追究当事人和部门负责人的责任。

第五条  程序

(一)发生重大事项,按照管辖范围和权限,其报告程序是:

由基金会各部门直接向秘书长报告→秘书长审批后向理事长报告→理事长批准后向理事会报告→经理事会审议通过后,再按有关规定分别向业务主管部门、登记机关报告;

(二)本基金会秘书处的日常工作,由秘书长主持,非日常工作范围内的重要事项的处理或更重要的文件的印发,必须报给理事长签署。

第六章   附则

(一)本制度由基金会理事会负责解释。

(二)本制度自理事会审议通过之日起执行。

非货币性资产管理制度

  

第一条  总则

(一) 为了加强北京润合公益基金会(以下简称基金会)接受捐赠非货币性资产的管理,根据《中华人民共和国公益事业捐赠法》、《民间非营利组织会计制度》、《基金会管理条例》等国家有关法律法规,并结合基金会有关规定和实际,制定本制度。

(二) 基金会接受捐赠的非货币性资产管理坚持遵守基金会章程,对受赠非货币性资产实行项目管理,建立公开、透明的分配和使用机制,尊重捐赠人意愿,定期向社会公布有关信息,维护基金会信誉。

(三) 非货币性资产是指货币性资产以外的资产,包括物资、艺术品、历史文物、出版物、房屋建筑物、土地使用权、短(长)期投资资产、著作权、商标权、广告版面、广告时段等。

第二条 募集管理

(一) 基金会接受捐赠的非货币性资产严格按照公益方式进行管理。

(二) 基金会收到捐赠的非货币性资产时,捐赠方应提供非货币性资产公允价值证明,基金会据此向捐赠人出具合法、有效的捐赠收据,将受赠非货币性资产及时登记造册。同时,与捐赠方签订《捐赠协议书》,明确双方责任义务。对捐赠非货币性资产要妥善保管,做到不遗漏,不丢失。

(三) 如非货币性资产需要入库管理,在安排其入库运输时,要与捐赠者当面清点,确认数量,并在物资运达库房后,与相关人员确认物资,做好交接;捐赠者把物资直接运达库房时,相关接收人要当面清点物资数量,做好登记。

第三条  资产管理

(一) 项目人员根据接受捐赠的非货币性资产于每月25日向财务人员报送接受捐赠的非货币性资产清单,办公室根据清单及时登记账簿。

(二) 基金会每年定期进行非货币性资产盘点,对其进行清查对帐,做到帐表相符、帐物相符。

(三) 基金会募集的非货币性资产在发生盘亏、毁损或长期不能实施捐赠情况下,可以报废处理、进行核销。对于报废的资产要严格管理、逐级审批。

第四条  捐赠管理

(一) 非货币性资产的对外捐赠。由受助单位提出捐赠申请,基金会对受助单位具体情况进行确认核实后方可进行捐助。同时,与受助单位签订《捐赠协议书》,明确双方责任义务。

(二) 非货币性资产的出库管理。库房人员要对运输流程严格把关,做到交接数据清晰、过程严格。在捐助的非货币性资产物资到达指定地点后,受助单位或其委托的接收人需在基金会制定的《捐赠确认函》上盖章或签字确认,并及时将此函反馈给基金会以严格捐赠程序。

第五条 附则

(一)本制度由基金会理事会负责解释。

(二)本制度自理事会审议通过之日起执行。

信息公开管理制度

第一条  总则 

(一) 为依法履行基金会信息公开义务,规范基金会信息公开行为,明确信息公开责任,保护捐赠人、志愿者、受益人、慈善活动参与者及其它利益相关者的合法权益,维护社会公众知情权,根据《慈善法》、《基金会管理条例》、《基金会信息公布办法》、《慈善组织信息公开办法》及《北京润合公益基金会章程》(以下简称“《章程》”)制定《北京润合公益基金会信息公开管理制度》(以下简称“本制度”)。

(二) 北京润合公益基金会(以下简称“基金会”)信息公开遵循真实、完整、及时的基本原则。 

(三) 基金会秘书处设信息管理人员专职负责信息公开工作,履行公开信息的归集、发布、管理、归档等具体职责。 

(四) 基金会公开的信息包括:基本信息、募捐信息、项目信息、资产信息、关联交易信息、信托信息、制度信息以及其它应公开的的信息。

(五) 基金会信息公开采用互联网公开方式。基金会信息公开应在民政部门提供的统一信息平台上公开后在本基金会官方网站等媒体上公开。

第二条  基本信息公开 

(一)  基金会如下基本信息予以公开:

(1) 经民政部门核准的章程;

(2) 理事会、秘书处、监事会成员信息; 

(3) 基金会下设的办事机构、分支机构、代表机构、专项基金和其他机构的名称、设立时间、存续情况、业务范围或者主要职能;

(4) 发起人、主要捐赠人、管理人员、被投资方以及与慈善组织存在控制、共同控制或者重大影响关系的个人或者组织(以下简称“重要关联方”);

(5) 基金会的联系人、联系方式,以本组织名义开通的门户网站等网络平台;

(6) 基金会的信息公开制度、项目管理制度、财务和资产管理制度。

(二) 基金会基本信息自形成之日起30日内公开。基金会基本信息发生变更的,自变更后30日内予以公开。

第三条  募捐信息公开 

(一) 基金会开展线下募捐活动时,应与具备公募资格的慈善组织合作开展。基金会及合作组织应当在募捐活动现场或者募捐活动载体的显著位置,公布本基金会名称、公开募捐资格证书、备案的募捐方案、联系方式、募捐信息查询方法等,并在统一信息平台向社会公开。如合作募捐的,还应当公开合作方的有关信息。

(二) 基金会开展线上(互联网)募捐活动时,应与具备公募资格的慈善组织及具备互联网筹款资格的平台合作开展。基金会及合作单位应将募捐方案依法备案,取得备案后三个工作日内在民政部门统一或者指定的互联网募捐平台上发布募捐方案,同时在基金会的官网、官微、客户端等媒体上公布募捐方案,履行募捐信息公开义务。如合作募捐的,还应当公开合作方的有关信息。

(三) 基金会开展定向募捐时,应当及时向捐赠人告知募捐情况、捐赠款物管理使用情况。捐赠人要求将捐赠款物管理使用情况向社会公开时,基金会应向社会公开。

(四) 基金会开展公开募捐活动结束后三个月内公开以下信息:

(1) 募得款物情况;

(2) 已经使用的募得款物的用途,包括用于慈善项目和其他用途的支出情况;

(3) 尚未使用的募得款物的使用计划。

公开募捐周期超过六个月的,至少每三个月公开一次前款第(一)、(二)项所规定的信息。 

  •  项目信息公开

(一) 基金会拟开展的项目自该项目批准立项后十日内公开项目名称和内容(概要)。 

(二)  基金会项目结束后30日内公开项目资金使用情况、受益人情况等有关信息。

(三) 基金会为某项目公开募捐的,在公开项目信息的同时公开此项目公开募捐的活动名称。

(四) 基金会在项目终止后三个月内,公开项目实施情况。基金会项目实施周期超过六个月的,至少每三个月公开一次项目实施情况。

项目实施情况包括:项目名称、项目内容、实施地域、受益人群、来自公开募捐和其他来源的收入和项目的支出情况。项目终止后有剩余财产的,同时公开剩余财产的处理情况。

第五条 资产信息公开

(一) 基金会发生《章程》或者财务和资产管理制度中规定的重大资产变动、重大投资、重大交易及资金往来的,应自上述信息形成后30日内予以公开。

(二) 基金会公开资产变动信息时,应公开上述信息的具体内容和金额。

第六条 关联交易信息公开

(一) 基金会发生下列关联交易产生的信息应予以公开

(1) 接受重要关联方捐赠;

(2) 对重要关联方进行资助;

(3) 与重要关联方共同投资;

(4) 委托重要关联方开展投资活动;

(5) 与重要关联方发生交易;

(6) 与重要关联方发生资金往来。

(二) 基金会关联交易产生的信息,自关联交易发生后30日内,予以公开。

(三) 基金会公开关联交易信息应包括关联交易信息的具体内容和金额。

第七条 信托信息公开 

(一) 基金会开展慈善信托的,应当按照《慈善信托管理办法》的规定进行相关信息公开。

(二) 基金会项目是由慈善信托支持时,公开项目信息时公开慈善信托的名称。

(三) 基金会担任慈善信托受托人时,应当每年至少一次将信托事务处理情况及财务状况公开。

(四) 基金会作为慈善信托的受托人,慈善信托的委托人不同意公开的姓名、名称、住所、通讯方式等信息不得公开。

第八条 其它信息公开

(一) 基金会的年度工作报告和经审计的财务会计报告应在报送登记管理部门后30日内公开。 

(二) 基金会的信息公开制度、项目管理制度、财务和资产管理制度等管理制度自拟公开制度生效后30日内予以公开。

(三) 基金会向受益人告知其资助标准、工作流程和工作规范等信息。上述信息由基金会秘书处根据具体情况决定是否公开。

(四) 基金会招募志愿者参与志愿服务活动,应当在发布招募公告的同时公示与志愿服务活动有关的全部信息,以及在服务过程中可能发生的风险。

第九条  信息的归集、发布、管理、归档

(一) 基金会项目信息、募捐信息、活动信息、资产信息、关联交易信息、信托信息等其它的信息有直接负责人的,直接负责人自信息形成后五个工作日内报送信息管理人员处归档收集。其它无直接负责人的需公开的信息由信息管理人员负责采集。 

(二) 基金会信息归档收集前的采集、整理、编辑由信息直接负责人按照基金会的统一要求完成。基金会信息管理人员对归档收集后的信息进行整理、编辑。

(三)  基金会拟公开信息的直接负责人对信息归档收集前的真实性、完整性负责,基金会信息管理人员对归档收集后拟公开信息的真实性、完成性、及时性负责。

(四) 基金会信息管理人员自信息归档收集完成后五个工作日内提请基金会秘书长审批。基金会秘书长批准后信息管理人员应在收到批准公布批示后三个工作日内完成公布。

(五) 基金会信息管理人员负责信息的更正、更新、撤换等信息管理具体工作,确保基金会信息公开的及时、完整、一致。

(六) 基金会建立信息公开档案,信息公开档案的管理由信息管理人员负责。信息公开档案的借阅、复制、销毁等按照基金会档案管理相关制度执行。 

第十条 不得公开的信息

涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私的信息以及捐赠人、志愿者、受益人、慈善信托的委托人不同意公开的姓名、名称、住所、通讯方式等信息,不得公开。

第十一条 奖惩

(一) 基金会因违反信息公开规定受到行政处罚的,由基金会理事会根据处罚情况及过错程度依照基金会相关制度对直接负责人予以惩罚。

(二) 基金会理事会对在信息公开工作中作出突出贡献的人员有权决定给予奖励。

第十二条 附则

(一)本制度由基金会理事会负责解释。

(二)本制度自理事会审议通过之日起执行。

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